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舒城县审计局关于审计档案创建省一级管理目标的实施办法

发布时间:2017-07-26 00:00 信息来源:舒城县人民政府 阅读次数: 字体:[    ]我要纠错

本局各股室、经济责任审计分局、投资审计中心

为加强我局审计系统档案管理工作,增强档案管理意识,提升档案管理水平,根据市审计局统一要求,自20175月起开展审计档案创建省一级管理目标工作。为确保我局创建工作顺利实施,现制定如下实施办法。

一、目标任务

按照分步实施、逐步完善的原则,扎实开展档案省一级评定申请工作,争取20179月底完成档案验收考核,力争一次性通过省一级认定。

二、实施步骤

(一)组织领导(20175月底前)

1.成立档案目标管理创建申报工作领导小组。局党组书记、局长葛兴华任组长,党组成员、副局长许志荣、韦宗奇,党组成员、副局长、总审计师毛用法任副组长,局机关各股室、经责局、投资审计中心负责人为成员。具体工作由毛用法同志牵头,领导组下设综合档案室,具体负责档案管理工作。

2.建立档案工作网络。局综合档案室,与局办公室合署办公,配备1名专职档案管理人员,局其他股室、经责局确定1名兼职档案员,投资审计中心确定2名兼职档案员,负责与局综合档案室的联络及档案资料的收集、整理、移交等工作。

3.档案工作列入议事日程。档案工作列入我局全年工作计划,与审计业务工作同部署、同谋划、同检查、同考核。

4.修订完善档案管理制度。根据《中华人民共和国档案法》及《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等有关规定,确定机关文件材料归档范围及保管期限。建立完善档案保管、鉴定、统计、利用及档案工作责任追究等制度。

5、召开会议。局将组织各股室、经责局、投资审计中心召开档案管理工作会议,学习《中华人民共和国档案法》、《安徽省机关档案工作目标管理考核办法》等有关档案管理制度,并就创建申报省一级档案工作进行具体部署和安排。

(二)档案硬件设备设施建设(20175月底前)

科学合理建设档案库房、调阅室、办公室,做到库房、整理、办公室合理分布。

配齐档案柜、空调、抽湿机、电脑、全自动温湿度监控设备、灭火器、防光窗帘等设备设施,达到八防要求。

(三)档案的收集、整理、移交入库(20178月底前)

1.档案的收集。按照省一级标准要求,档案室集中统一管理文书、业务、科技、声像、财务、实物等档案。相关股室、经责局、投资审计中心应将2016年及以前各门类档案资料收集齐全完整并移交局档案室。

2.档案的整理。根据档案管理规定,各股室、经责局、投资审计中心要对文书、业务、科技、声像、财务、实物等档案科学规范地进行整理,并按各自归档要求进行立卷、编号、装盒。必要时可外包给有资质的档案整理公司,按照达标规范要求进行整理,力争一次性通过考核验收。

3.档案的移交。各股室、经责局、投资审计中心对立卷的档案进行系统分类输入档案软件编目后,移交局档案室集中登记管理。

(四)编研材料收集准备(20178月底前)

编撰近五年机关大事记、机构沿革、基础数字汇编等参考资料。建立档案利用效果登记簿,编撰利用档案效益典型事例汇编。

(五)申请验收(20179月底前)

按照《安徽省机关档案工作目标管理考核办法》及《评分标准》,编撰舒城县审计局综合档案全宗介绍,准备好档案申请认定工作各类申报资料并汇编成册。申请舒城县档案局进行初审,同时向市档案局提出达标验收申请。

(六)考评达标(201710月底前)

在自检的基础上,积极配合省、市、县档案局做好考评验收工作,争取一次性通过省档案局的认定考评。

(七)其他

此次申报档案省一级认定工作市县同步开展实施,请各股室、经责局、投资审计中心严格按照要求,积极准备资料,我局将适时开展相关申报认定督促检查工作,力争我市审计系统档案工作上台阶、上水平。

 

附件:1.《安徽省机关档案工作目标管理考核办法》

2.《安徽省机关档案工作目标管理考核内容和评分标准》

 

 

 

2017516

 

 

 

 

附件1

 

安徽省机关档案工作目标管理考核办法

 

第一条  为适应新形势下我省机关档案工作发展要求,进一步提高全省机关档案工作整体建设水平,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《安徽省档案条例》、《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》等有关法律法规,制定本办法。

第二条  机关档案工作目标管理是根据国家有关机关档案工作的法律法规、标准及我省机关档案工作现状和近期发展计划,制定出的机关档案工作等级评定标准,并按照规定的程序、办法进行等级考核的一种档案工作管理方式。

本办法适用于本省行政区域内各级机关。

第三条  机关档案工作目标管理考核分为“省三级”、“省二级”、“省一级”、“省特级”四个等级。 “省特级”为最高等级。申报考核等级原则上从低到高,逐级进行。

第四条  机关档案工作目标管理考核等级有效期为五年。机关档案管理等级考核满五年的单位,需重新进行等级考核。重新申报考核的等级,一般应是原等级或原等级的上一等级。

第五条  机关档案工作目标管理考核采用百分制计分办法,其中基础项满分为100分,另设置加分项为5分。按照《安徽省机关档案工作目标管理考核内容和评分标准》,各等级分数标准为:省三级,7180分;省二级,8190分;省一级,9198分;省特级,98分以上(不含98)

第六条  省特级应具备以下硬性条件:

1、档案数量不少于10000(件、册、盒、袋)

2、档案用房面积不少于300平方米;

3、档案管理设施设备齐全、精良;

4、实现了全部档案案卷级目录和全部文书档案文件级目录的计算机存储与检索。开展了不少于5个年度(或不少于5万个画幅)的档案全文计算机存储与检索,且所有数据及数据管理符合已颁布的相关标准;

5、集中统一管理本单位各种门类和载体的全部档案,推行了归档文件部门整理(立卷)制度;

6、基础项得分不低于98分。

第七条  机关档案工作目标管理等级申报、考核及审批权限:

省直机关及其所属单位直接向省档案局申报,由省档案局组织考核并审批;市、县(市、区)直属机关及其所属单位申报省特级,一般需经市档案局初审,由市档案局向省档案局请示并附该单位申报材料,省档案局负责组织考核[Th1] 并审批。

市直机关及其所属单位向所在市档案局申报,省一级、省二级、省三级由省档案局委托市档案局组织考核,报省档案局审批。

(市、区)直属机关及其所属单位向所在县(市、区)档案局申报,省一级、省二级经县(市、区)档案局初审后,向市档案局申报,由市档案局组织考核,报省档案局审批。省三级由省档案局委托县(市、区)档案局组织考核,报省档案局审批,同时报市档案局备案。

与上级主管部门有隶属关系或上级主管部门对申报、考核有规定要求的机关及其所属单位,须同时向上级主管部门申报,由档案行政管理部门会同主管部门进行审查,并组织考核。

省档案局将不定期抽检委托由市、县(市、区)档案局组织考核的单位,发现有违反考核程序或降低考核标准的,省档案局将取消该单位原定等级,同时取消考评人员评审资格。

第八条  机关档案工作目标管理等级申报必须准备好以下文件材料:

1、申请报告;

2、自检报告。主要内容包括机关概况、开展档案工作目标管理的措施、效果及自我评价等;

3、机关档案工作基本情况登记表;

4、自检评分表。

第九条  考核工作坚持严肃、认真、公正、实事求是的原则。

考核工作由考核组组织实施。考核组一般由3-5人组成。评审员必须是从事档案工作(或相近岗位)5年以上,本科以上文化程度,熟悉机关档案业务的在职人员。

具体考核工作中应形成以下材料:

1、考核组成员名单及考核程序;

2、考核意见。主要内容包括基本评价、考核结论、整改建议和考核组成员签字;

3、扣分记录表。主要内容包括扣分条款、扣分值、扣分原因说明及改进和完善意见。

第十条  审批工作应坚持标准、严格把关。审批工作原则上每年集中3次进行,即每年510日、1010日、1210日为审批受理截止时间,审查合格的单位由省档案局制发批准文件。

第十一条  机关档案工作目标管理等级证书、标牌,由省档案局统一编号、印制和颁发。

省特级、省一级,颁发证书和标牌;省二级、省三级颁发证书。

第十二条  通过机关档案工作目标管理考核的单位,应依法对在机关档案工作目标管理工作中做出突出成绩和贡献的部门和人员给予表彰和奖励。

第十三条  已通过机关档案工作目标管理考核的单位,一旦发生档案安全事故,将取消其考核等级,且整改的当年不得重新申请考核。

第十四条  本办法由省档案局负责解释。

第十五条  本办法自颁发之日起施行,原办法自行废止。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2

 

安徽省机关档案工作目标管理考核内容和评分标准

 

考核

项目

     

标准分

(分)

 

一、

 

17

25

l、明确了分管档案工作的领导(0.5)及其岗位职责(0.5)

注:未行文明确的,不得分。

1

2、明确了分管档案工作的部门和领导(0.5)及其岗位职责(0.5)
注:未行文明确的,不得分。

1

3、成立了综合档案室,对本单位各种门类和载体的档案实行了集中统一管理(2)
注:未行文明确的,分散管理不得分。未完全实行集中统一管理,缺一门类扣0.5分,扣满为止。

2

4、档案工作列入了本机关近期规划(1)和当年年度计划(0.5),并能认真执行(0.5)

2

5、档案工作列入了领导重要议事日程(0.5),对档案工作有部署、有检查、有总结(0.5),能及时研究解决档案工作中的困难和问题(0.5),档案工作需要的人、财、物有保障(0.5)。

注:无相关文件明确的,不得分。

2

6、文件材料形成、积累、整理与归档列入了本机关各部门的工作程序或岗位职责(2)

注:未行文明确的,电子文件管理未纳入本机关各部门的工作程序或岗位职责的,不得分。

2

7、档案人员参加了本机关基建项目竣工验收、科研成果鉴定、设备开箱验收及有关重要会议和活动(1)

注:仅分管档案工作的办公室主任或部门领导参加上述活动的,不得分。

1

8、综合档案室配备了能够适应档案工作需要的专职或兼职档案人员(1)

注:保管档案、资料达2500(册、盒、袋),应配备1名专职档案人员;分管的办公室主任兼档案室主任,可算作兼职档案人员。

1

9、专、兼职档案人员均具有大学以上文化程度(1)

1

10、本单位各部门配备了专职或兼职的档案人员,形成了档案工作网络管理体系(1)

注:未行文明确的,不得分。年度开展业务活动少于2次的,扣0.5分。

1

11、专、兼职档案人员全部经过系统档案专业培训(0.5);专、兼职档案人员全部经过计算机和档案信息化管理知识培训(0.5)
注:未全部经过培训按比例扣分。

1

12、严格执行了归档文件材料部门整理(立卷)制度(2)

2

13、组织开展了本单位年度归档文件材料整理(立卷)学习、评比或经验交流等活动(1)

1

14、档案工作纳入机关综合考核内容,且考核指标明确(1)

1

15、依据档案法律、法规的要求,制定了符合本单位工作实际的文件材料收集、整理、归档和档案保管、鉴定、统计、利用等各项工作制度,以及档案工作责任追究制度,并能严格执行(1)
注:在制定的规章制度中没有机关档案工作责任追究制度的扣0.5分,其它制度缺一项扣0.1分。

1

16、监督或指导所属单位、系统(行业、专业)档案工作:近5年组织召开了本系统档案工作会议(1),举办了本系统年度档案人员、文书处理人员档案业务培训(0.5),在本系统贯彻执行了上级档案行政管理部门和专业主管部门颁发的档案业务标准和技术规范(0.5),对本系统档案工作进行了年度检查、评比和奖励(0.5),在本系统推行了档案工作目标管理,并取得良好效果(0.5)
注:无监督或指导对象(所属单位、系统)的机关单位不扣分。

3

17、档案人员爱岗敬业,忠于职守,热情周到,具有良好的职业风范(1);近五年来机关档案工作成绩显著,受到上级或同级党委、政府、档案行政管理部门、主管部门表彰、奖励或授予先进单位优秀单位等称号(1)

注:三年内档案人员有违法违纪行为的,不得分。

2

二、

8

21

1、档案室自成体系,有适应档案保管和利用需要的用房,做到了档案库房、调阅室和档案人员办公室三分开”(4)

注:档案库房不独立,不得分。调阅室和档案人员办公室合用、三室分散等不利于工作的,酌情扣分。

4

2、设置了适应档案管理需要的技术(整理)用房(1)

1

3、设置了永久性的机关发展史展室(2)

注:展室应反映机关发展过程、反映机关工作情况。

2

4、有适应档案管理需要的,规范、标准、统一的档案和资料装具(3)

注:有电子档案,无防磁柜,扣1分。档案橱、柜、架预留空间不足的,橱、柜、架不统一等,酌情扣分。

3

5、配置了适宜档案库房管理的设施设备:安装了防盗门、防盗窗栏(或电子监控设备)(0.5);配备了适用于档案库房的消防器材(0.5);使用了温、湿度测量仪(0.3)和适合档案管理需要的去湿机(1)、空调器(0.7)等温、湿度测控设备;配置了防光窗帘(0.3);门窗密封性能较好(0.2);配备了除尘器(0.5)等。

注:档案库房应配置气体消防设备[Th2] 

4

6、配置了档案管理和利用需要的设施设备:如静电复印机(0.2)、数码相机(0.2)、光盘刻录机(0.2)、打印机(0.2)、扫描仪(0.2),档案室具有收集本单位办公自动化(OA)等业务系统形成的电子文件所需的条件或手段[Th3] (1)

2

7、配置了适应档案现代化管理需要的计算机及符合标准的档案管理软件(1),档案信息化纳入机关办公自动化规划,同步设计、同步建设、同步管理(1),档案信息系统与机关办公自动化系统实现联接、实现文档一体化(1)。注:档案管理软件不能满足传统载体和电子载体档案管理需要,不得分。

3

8、综合档案室清洁、整齐,内部环境优美(1)

注:档案库放置杂物或室内有积灰等,不得分。

1

 

 

 

 

 

 

 

三、

 

18

31

1、根据上级档案行政管理部门和专业主管部门的规定,结合本单位实际,制定了本机关文件材料的归档范围和保管期限表,并能贯彻执行的(2)

注:未经同级档案行政管理部门审批的,不得分。

2

2、归档的文件材料齐全、完整(4)

注:考核时评审员现场随机抽查各种门类和载体的档案各20卷,按各项合格比率得分。

4

3、制定了切实可行的档案分类方案(包括档号编制说明或立卷归档类目),并能严格执行(2)
注:有档案分类方案未执行,不得分;编制的不完善,酌情扣分。

2

4、制定了符合本单位工作实际的各门类档案归档整理工作流程并能严格执行(2)

注:未行文明确的,及无分步整理要点的,不得分。

2

5、全部档案经过系统、规范整理。1按卷整理的档案:案卷组合符合组卷原则(0.5),卷内文件按规范编写了页号(0.5),卷内目录和卷内备考表填写规范(1),保管期限划分正确(0.5),案卷标题拟写简明、准确(0.5),案卷封面填写符合规范要求(0.5)2按件整理的档案:归档文件整理符合要求(0.5),归档文件编目符合规范标准(0.5),保管期限划分正确(0.5),题名拟写和各项目著录规范(1),盒内目录和盒内备考表填写规范(0.5),盒脊、封面各项填写符合规范要求(0.5)
注:有积存文件材料未整理归档的,不得分。考核时评审员现场随机抽查各种门类和载体的档案各20卷,按各项合格比率得分。

7

6、归档文件制成材料符合档案管理要求(1)

注:近三年的档案中有使用铅笔、圆珠笔等不符合规定要求的现象,按抽查比例扣分。

1

7、各种门类和载体的档案按规定进行了系统化排列和编号(1)

1

8、案卷(文件)装订整齐(0.5),卷盒及封皮整洁、美观(0.5)

1

9、收集、保管的与本机关主管业务有联系的资料比较齐全、完整(0.5),保管的资料经过系统化分类、整理编目和编号(0.5)

1

10、档案、资料橱、柜、架排放符合规定要求(0.5),编制了档案、资料存放示意图(0.5)

1

11、档案、资料收进、移出有严格的登记、审批手续(1)

1

12、库房温、湿度符合国家规定标准(1)

注:近三年档案库房温、湿度无记录不得分,记录不齐全按比例扣分。

1

13、档案库房采取了防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防盗、防虫、防高温、防污染等措施(1)
注:本条系指购置档案保护设备以外的措施,无制度和记录不得分。

1

14、近三年内对保管的档案、资料进行过全面清查,对存在的问题有处理意见和结果(1)

注:无清查记录和清查报告的,不得分。

1

15、保管的档案没有破损、发霉、字迹褪变等现象(0.5),对珍贵的档案进行了复制,并用复制件代为提供利用(0.5)。
注:有破损、发霉、字迹褪变等现象,但予以及时抢救,且有记录的,不扣分。

1

16、档案数据结构符合规范(文书档案目录数据库的数据结构及类型符合《安徽省文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》的要求)(1);应归档的电子文件及时归档,并且真实、完整和有效(1);电子文件数据管理符合信息安全及保密规定(0.5),定期做好脱机备份工作(光盘存储应符合DA/T38——2008《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》)(0.5

注:电子文件备份无制度和措施,且备份数少于2套的,不得分。

3

17、建立了专、兼职档案人员和文书处理人员名册,及档案、资料、检索工具、编研成果等统计台账(1)

1

18、及时准确地完成了机关档案工作基本情况报表的填报任务(1)

1

 

 

 

 

 四、

11

23

1、建立符合《全宗卷规范》(DA/T12-94)的本单位全宗卷,编撰了全宗介绍和年度档案情况说明(1.5),积累存贮交接凭证、分类方案、整理小结、鉴定报告、销毁清册等材料(2)。

3.5

2、编制了文书档案(1.5)、科技档案(0.5)、会计档案(0.5)、声像档案(0.5)、实物档案(0.5)等各门类档案目录。

注:按本单位档案分类方案设置的类目,缺一门类扣0.5分。

3.5

3、编制了本机关主管业务专门档案手检、机检案卷目录(1)
注:本机关主管业务专门档案系指本机关在履行管理职能过程中形成的专业或专门档案,见国家档案局《专业档案类目体系表》;无主管业务专门档案,不扣分。

1

4、实现全部文书档案文件级机检(2),开展了全文检索与存储满5个完整年度的(或不少于5万个画幅)(1)

注:文书档案文件级机检目录不完整的,不得分。

3

5、编制了手检、机检资料分类目录(1)

1

6、编辑了本机关发文汇编(1)

注:汇编文件不齐全,酌情扣分。实现了全部文书档案全文检索与存储,不扣分。

1

7、编辑了上、下级机关针对本单位主管业务的重要文件汇编(1)

注:没有编辑重要文件汇编,但建立了上、下级机关针对本单位主管业务的重要文件全文数据库的,不扣分。

1

8、编撰了本单位大事记(2)、机构沿革(2)、基础数字汇编(1)等参考资料。

注:内容不全,质量不高,酌情扣分。

5

9、利用档案能够按规定办理手续,建立了档案利用效果登记簿(1)

注:档案利用未按规定履行手续,电子档案未设定利用权限和级别,不得分。

1

10、编撰了利用档案效益典型事例汇编(1),提供利用档案取得了明显的社会效益或经济效益(1)

2

11、及时、准确地报送政府公开信息(1)

1

基础分

 

100

五、

5

1、机关档案工作有创新的,属于首创的、有示范作用的工作,且得到省级档案部门认可的(1)

1

2、档案工作纳入机关效能建设年度考核或纳入对系统(行业)年度考核等,占总分值大于5%(1),少于5%0.5)。

1

3、近三年与省档案局联合制发了本系统或专业档案管理办法、标准等(0.5),在同级档案行政管理部门指导下组织培训、检查、评比等(0.5)。

1

4、实现全部档案全文检索与存储(1)

1

5、电子文件按国家标准和规范要求实现全程管理的(1)

注:未实现异地备份的酌情扣分。

1

 

5

 

105


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