舒城县土地和房屋征收服务中心关于进一步规范档案管理工作的通知

舒征收秘〔2024〕17号

各股室：

为进一步规范档案管理，确保档案的完整、准确、安全，有效发挥档案在工作中的作用，现将有关事项通知如下：

一、抓好收集整理

按照“谁形成谁立卷”的原则，对不同门类、不同载体的档案按照各门类档案整理规范要求进行归档。各股室依据职责分工，做好本股室各门类档案（含专业、照片、声像、实物等）和电子文件管理及归档整理工作。

1.文书档案，包括收发文、会议记录、财务档案、人事职称等资料，由办公室负责收集整理归档。

2.党建、党风廉政建设、意识形态、集体学习、文明创建、为企服务、精神文明建设、双拥、扫黑除恶、关工委、妇委会、工会等工作资料，由办公室负责收集整理归档。

3.信访维稳、平安建设、法治宣传等工作资料，由综合股负责收集整理归档。

4.征收项目启动前的资料:如征收项目计划，县发改、自然资源和规划、重点工程等部门出具的相关证明，项目红线图、补偿资金证明及安置房落实资料，“四规划一计划”材料、补偿安置方案论证会会议记录等，由综合股负责收集整理归档。

5.征收项目的报批资料:集体所有土地上房屋拆迁实施方案、省政府的土地征收批复文件、规划红线图、补偿资金证明及安置房点落实资料等，由综合股负责收集整理归档。

6.国有土地上房屋征收决定、公告、集体土地房屋拆迁补偿安置方案及公告；土地征收方案获批后的公告；征收补偿方案(征求意见稿)及征集意见修改后有关情况公布；社会稳定风险评估资料；房屋征收推进过程中的会议记录；房屋征收调查登记表、走访记录等材料，由综合股负责收集整理归档。

7.国有土地上未登记建筑认定处理、房屋确权一榜、二榜公示、复核监督等资料，由征收服务股负责收集整理归档。

8.公开选取评估机构的通知、选票、评估机构选定结果的公示及选定结果的《公证书》;委托评估机构的《委托合同》、房屋评估结果的公示及送达回证等材料，由征收服务股负责收集整理归档。

9.安置房源资料，包括房源基本情况（房屋套型图、小区总平面图、配套附属用房及设施情况、房屋建筑面积及说明、建筑层数及层高等），安置房源有关资料的交接清单及交接记录、安置房源及拟安置户信息公示、县安置房规划建设分配管理领导小组会议记录、会议纪要等资料，由安置房管理股负责收集整理归档。

10.房屋征收补偿协议、被征收房屋的土地、房产权证注销清单、移交城建档案馆档案资料清单，由补偿安置股负责收集整理归档。

11.征收补偿决定方面的有关资料，由综合股负责收集整理归档。

12.行政复议、行政诉讼一审、二审及参与其他案件的全套资料，由综合股负责收集整理归档。

二、规范档案移交

13.各股室要认真梳理历年来房屋征收项目，将已完成项目的档案资料按项目分户立卷，及时整理归档，确保资料真实、有效、完整，并于每年度3月31日前移交县城市建设专业档案馆保管。

14.对于正在实施未完成的房屋征收项目，档案资料暂时由委托实施单位保管，待项目完成后移交至县城市建设专业档案馆。今后新实施的房屋征收项目，在项目完成后三个月内，完成档案资料移交工作。

15.各股室移送至本单位档案室的档案，必须是经立卷整理、归类明确的档案资料。其中，照片、影像等特种载体档案，应主题明确，配以相应的文明说明和标识。

三、确保档案安全

16.办公室要切实加强档案的安全保管工作，建立和完善全宗卷，做好案卷级、文件级和归档文件的电子目录数据备份，为档案规范管理和档案移交进馆奠定基础。档案保管人员要认真学习国家档案局8号令、最新《归档文件整理规则》及有关档案业务工作规范，做到分类清楚，保管期限划分准确，编目整齐规范，装具规范统一，档案立档质量良好。办公室要负责档案室安全隐患排查、档案制度执行情况巡查，采取防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防污染等措施，定期检查档案保管情况，确保档案完整、准确与安全。

四、其他

17.注重电子照片的收集。如房屋拆除过程中相关情况的照片（拆除前、拆除中、拆除后）、安置房交付时的现场情况照片、听证现场照片、征收补偿方案(意见征求稿)及征求公众意见《通知》及补偿方案征集的意见修改有关情况公布的照片、一榜二榜公示照片、征收补偿安置方案论证会、座谈会、听证会现场照片;公开选取评估机构的通知及评估机构选定结果的照片;选房签约电脑摇顺序号、摇号结果公示的照片；征收补偿决定程序上的照片；安置房源公示照片；强制执行前被拆房屋内的被征收人被拆迁人物品的保全工作的视频、照片及公证书等。

18.严禁个人长期保管征迁档案资料，对于与征收补偿有关的房屋测绘图、土地使用证、房产证、补偿协议、相关图像资料等原始资料不得涂改，交由相关责任人员签名后存档，以备查验和事后监督。

19.各股室有关档案管理的责任人员，因工作调动、变动，应及时办理档案移交手续，将所管理的档案逐件移交，并出具清单，移交结束后方可离岗。

各股室要对照本通知要求认真进行自查和整改，并于3月31日前完成。

舒城县土地和房屋征收服务中心

2024年2月23日