舒征收秘〔2024〕17号
各股室:
为进一步规范档案管理,确保档案的完整、准确、安全,有效发挥档案在工作中的作用,现将有关事项通知如下:
一、抓好收集整理
按照“谁形成谁立卷”的原则,对不同门类、不同载体的档案按照各门类档案整理规范要求进行归档。各股室依据职责分工,做好本股室各门类档案(含专业、照片、声像、实物等)和电子文件管理及归档整理工作。
1.文书档案,包括收发文、会议记录、财务档案、人事职称等资料,由办公室负责收集整理归档。
2.党建、党风廉政建设、意识形态、集体学习、文明创建、为企服务、精神文明建设、双拥、扫黑除恶、关工委、妇委会、工会等工作资料,由办公室负责收集整理归档。
3.信访维稳、平安建设、法治宣传等工作资料,由综合股负责收集整理归档。
4.征收项目启动前的资料:如征收项目计划,县发改、自然资源和规划、重点工程等部门出具的相关证明,项目红线图、补偿资金证明及安置房落实资料,“四规划一计划”材料、补偿安置方案论证会会议记录等,由综合股负责收集整理归档。
5.征收项目的报批资料:集体所有土地上房屋拆迁实施方案、省政府的土地征收批复文件、规划红线图、补偿资金证明及安置房点落实资料等,由综合股负责收集整理归档。
6.国有土地上房屋征收决定、公告、集体土地房屋拆迁补偿安置方案及公告;土地征收方案获批后的公告;征收补偿方案(征求意见稿)及征集意见修改后有关情况公布;社会稳定风险评估资料;房屋征收推进过程中的会议记录;房屋征收调查登记表、走访记录等材料,由综合股负责收集整理归档。
7.国有土地上未登记建筑认定处理、房屋确权一榜、二榜公示、复核监督等资料,由征收服务股负责收集整理归档。
8.公开选取评估机构的通知、选票、评估机构选定结果的公示及选定结果的《公证书》;委托评估机构的《委托合同》、房屋评估结果的公示及送达回证等材料,由征收服务股负责收集整理归档。
9.安置房源资料,包括房源基本情况(房屋套型图、小区总平面图、配套附属用房及设施情况、房屋建筑面积及说明、建筑层数及层高等),安置房源有关资料的交接清单及交接记录、安置房源及拟安置户信息公示、县安置房规划建设分配管理领导小组会议记录、会议纪要等资料,由安置房管理股负责收集整理归档。
10.房屋征收补偿协议、被征收房屋的土地、房产权证注销清单、移交城建档案馆档案资料清单,由补偿安置股负责收集整理归档。
11.征收补偿决定方面的有关资料,由综合股负责收集整理归档。
12.行政复议、行政诉讼一审、二审及参与其他案件的全套资料,由综合股负责收集整理归档。
二、规范档案移交
13.各股室要认真梳理历年来房屋征收项目,将已完成项目的档案资料按项目分户立卷,及时整理归档,确保资料真实、有效、完整,并于每年度3月31日前移交县城市建设专业档案馆保管。
14.对于正在实施未完成的房屋征收项目,档案资料暂时由委托实施单位保管,待项目完成后移交至县城市建设专业档案馆。今后新实施的房屋征收项目,在项目完成后三个月内,完成档案资料移交工作。
15.各股室移送至本单位档案室的档案,必须是经立卷整理、归类明确的档案资料。其中,照片、影像等特种载体档案,应主题明确,配以相应的文明说明和标识。
三、确保档案安全
16.办公室要切实加强档案的安全保管工作,建立和完善全宗卷,做好案卷级、文件级和归档文件的电子目录数据备份,为档案规范管理和档案移交进馆奠定基础。档案保管人员要认真学习国家档案局8号令、最新《归档文件整理规则》及有关档案业务工作规范,做到分类清楚,保管期限划分准确,编目整齐规范,装具规范统一,档案立档质量良好。办公室要负责档案室安全隐患排查、档案制度执行情况巡查,采取防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防污染等措施,定期检查档案保管情况,确保档案完整、准确与安全。
四、其他
17.注重电子照片的收集。如房屋拆除过程中相关情况的照片(拆除前、拆除中、拆除后)、安置房交付时的现场情况照片、听证现场照片、征收补偿方案(意见征求稿)及征求公众意见《通知》及补偿方案征集的意见修改有关情况公布的照片、一榜二榜公示照片、征收补偿安置方案论证会、座谈会、听证会现场照片;公开选取评估机构的通知及评估机构选定结果的照片;选房签约电脑摇顺序号、摇号结果公示的照片;征收补偿决定程序上的照片;安置房源公示照片;强制执行前被拆房屋内的被征收人被拆迁人物品的保全工作的视频、照片及公证书等。
18.严禁个人长期保管征迁档案资料,对于与征收补偿有关的房屋测绘图、土地使用证、房产证、补偿协议、相关图像资料等原始资料不得涂改,交由相关责任人员签名后存档,以备查验和事后监督。
19.各股室有关档案管理的责任人员,因工作调动、变动,应及时办理档案移交手续,将所管理的档案逐件移交,并出具清单,移交结束后方可离岗。
各股室要对照本通知要求认真进行自查和整改,并于3月31日前完成。
舒城县土地和房屋征收服务中心
2024年2月23日